1. Понятие делопроизводства. Законодательство об архивном деле и делопроизводстве.
2. Организация внутреннего делопроизводства.
3. Номенклатура дел: понятие, порядок разработки и утверждения.
4. Основные нормативные требования к документообороту в организации.
6. Понятие систематизации законодательства, индексирования нормативных правовых актов.
1. Понятие делопроизводства. Законодательство об архивном деле и делопроизводстве.
Делопроизводство – это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (ст. 2 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве »).
Документирование - процесс подготовки и создания документов.
Документированная информация (документ) – информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ст. 1 Закона Республики Беларусь «Об информации, информатизации и защите информации »).
Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией.
Задачи делопроизводства:
- оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
- создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения);
- создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
- создание условий для хранения документов [65, с. 12].
Сама технология делопроизводства, т.е. набор методов и способов организации и ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях, регламентирована законодательством Республики Беларусь, нормативными актами, методическими и инструктивными материалами министерств и ведомств, международными, межгосударственными и национальными стандартами, другими нормативными документами.
Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Республике Беларусь устанавливает закон, а также государственные стандарты.
Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт Республики Беларусь.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Основными нормативными правовыми актами, регулирующими делопроизводство являются:
- Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З « Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь »;
- Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З « Об информации, информатизации и защите информации »;
- Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях , утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству);
- СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов » и др.
2. Организация внутреннего делопроизводства.
На основании нормативных правовых актов организация разрабатывает собственную инструкцию по делопроизводству. Вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.
Инструкция по делопроизводству, имеющая типовой характер, устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях (п. 4 Инструкции по делопроизводству ).
Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее – ДОУ).
Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т.п.
При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников) (п. 6 Инструкции по делопроизводству ).
Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации (п. 7 Инструкции по делопроизводству ). При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.
Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.
Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ.
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п. 7 Инструкции по делопроизводству ).
3. Номенклатура дел: понятие, порядок разработки и утверждения.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь.
В деятельности организации оформляется большое количество документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.
Устанавливаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации (п. 149 Инструкции по делопроизводству ).
Типовая и примерная номенклатуры дел– это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.
Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер (п. 150 Инструкции по делопроизводству ).
Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь ).
Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее – сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения (п. 152 Инструкции по делопроизводству).
Сводная номенклатура дел подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации (п. 154 Инструкции по делопроизводству ).
После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п. 157 Инструкции по делопроизводству).
В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.
В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.
В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы (п. 161 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь ).
4. Основные нормативные требования к документообороту в организации .
В соответствии с законодательством Республики Беларусь, юридические лица обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами в соответствии с разработанными нормативно-методическими документами, регламентирующими ведение делопроизводства и работу архивов.
Документооборот — это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (п. 138.1 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь ).
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
оперативность прохождения документов;
исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.
Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации (п. 138.2 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь ).
Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (п. 138 Инструкции по делопроизводству).
Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.
Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.
Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ (далее – РКК), представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе.
Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте;
При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками (п. 139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь ).
Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается службой ДОУ;
На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.
На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется;
Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;
Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции (п. 140 Инструкции по делопроизводству). Исходящие документы регистрируются в службе ДОУ после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания;
Отправка документов осуществляется службой ДОУ.
Обработка и отправка документов осуществляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня (п. 141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларус ь).
Объем документооборота – количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени;
Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
Результаты учета объема документооборота обобщаются службой ДОУ и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами;
Сведения об объеме документооборота используются для установления структуры и штатной численности службы ДОУ, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности службы ДОУ и отдельных работников (п. 144 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Белару сь).
5. Ведение учета приказов по основной деятельности и личному составу, ведение книги учета проверок (ревизий).
Подпунктом 142.3. Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь установлено, что распорядительные документы должны регистрироваться по видам отдельно от других внутренних документов.
В соответствии с данными нормами в организации должна вестись отдельная регистрация приказов четырех групп:
- по основной деятельности;
- по личному составу, для которых установлен срок хранения «75 лет»;
- по личному составу, для которых установлен срок хранения «3 года
после проведения комплексной налоговой проверки»;
- по административно-хозяйственным вопросам.
Для различения регистрационных индексов приказов указанных групп подп. 142.4. Инструкции по делопроизводству установлено, что регистрационным индексом распорядительного документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года. Следовательно, при регистрации приказов по основной деятельности их индексами будут порядковые регистрационные номера, к которым дополнительные буквенные обозначения не добавляются, например: № 1, № 2, № 3 и т.д.
Документы по личному составу - документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (ст. 2 Закона Республики Беларусь « Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларус ь»).
Для различения регистрационных индексов разных групп приказов по личному составу подп. 142.4 Инструкции по делопроизводству установлено, что к их регистрационным номерам, присваиваемым в пределах делопроизводственного года, должны добавляться литеры «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения), например: № 1-к, № 2-к, № 3-к и т.д.; № 1-л, № 2-л, № 3-л и т.д.
На основании положений Инструкции по делопроизводству, а также требований иных актов законодательства Республики Беларусь в организациях, в которых регистрация и формирование дел осуществляется только по четырем основным группам приказов, к порядковым регистрационным номерам должны добавляться следующие дополнительные буквенные обозначения:
буква «к» - к приказам о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, длительных (более месяца) и зарубежных служебных командировках, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов), изменении фамилии;
буква «л» - к приказам о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, служебных командировках.
Буквы «од» к регистрационным номерам приказов добавляться не должны.
Форма книги учета проверок, а также правила ее ведения утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2010 № 383 « О некоторых мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. № 510 ».
Указанная книга должна быть у каждого юридического лица и каждого его обособленного подразделения (филиала или представительства), имеющего учетный номер плательщика, а также у любого представительства иностранной организации в Республике Беларусь. При этом факт осуществления или неосуществления какой-либо деятельности значения не имеет.
6. Понятие систематизации законодательства, индексирования нормативных правовых актов .
Систематизация законодательства – это деятельность по упорядочению нормативных правовых актов, приведении их в единую внутренне согласованную систему. Систематизация ведется в целях получения полной и точной информации о законодательстве, способствует изучению и правильному применению правовых норм при осуществлении правоприменительной деятельности.
В соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.12.2008 г. № 2070 « О некоторых мерах, направленных на повышение роли и качества работы юридических служб », систематизированный учет поступающих в организацию и издаваемых ей нормативных актов ведет юридическая служба организации. Юридическая служба является хранителем нормативного материала, поступающего и издаваемого в организации.
Систематизация законодательства включает в себя деятельность по следующим направлениям:
1. анализ и индексирование нормативных правовых актов. При этом под индексированием понимается процесс выражения смыслового содержания правового акта либо отдельной правовой нормы классификационными индексами (кодами) Единого правового классификатора Республики Беларусь;
2. формирование картотеки индексируемых нормативных правовых актов;
3. ведение контрольных экземпляров нормативных правовых актов.
Индексирование нормативных правовых актов. Нормативные правовые акты Республики Беларусь должны систематизироваться по Единому правовому классификатору Республики Беларусь , утвержденному Указом Президента Республики Беларусь от 4 января 1999 г. № 1.
Единый правовой классификатор Республики Беларусь состоит из 18 разделов. Структурно классификатор представляет собой четырехуровневую классификацию: первый уровень – разделы; второй уровень – подразделы; третий уровень – классы; четвертый уровень – подклассы. Каждый уровень выражается двумя цифровыми знаками, полный индекс по классификатору состоит из восьми цифровых знаков.
Согласно данному классификатору, систематизация нормативных актов проводится по отраслям права. Внутри каждой отрасли права имеются подразделы по правовым институтам. Например, вопросы социального законодательства находятся в разделе 05. В этом разделе располагаются законодательство о труде и занятости населения – 05; законодательство о браке и семье – 06; жилищное законодательство – 07 и т.д. Законодательство о труде и занятости населения, в свою очередь, подразделяется на следующие разделы: 05.01.00 – Общие положения законодательства о труде; 05.02.00 – Трудовой кодекс Республики Беларусь; 05.03 – Трудовой договор (контракт); 05.03.01.00 – Общие положения о трудовом договоре; 05.03.03.00 – Заключение трудового договора. Трудовой договор с предварительным испытанием и т.д.